1. Stellen Sie Regeln für die Nutzung von Asana auf
Wenn ein Team oder eine ganze Organisation ein neues System wie Asana effizient nutzen möchte, müssen sich alle auf gemeinsame Regeln einigen. Das klingt zunächst lahm, aber nach unserer Erfahrung sind fehlende Regeln tatsächlich der häufigste Grund, warum die Vorteile von Asana nicht zu 100% genutzt werden können. Die Konventionen, wie wir es nennen, garantieren eine reibungslose Zusammenarbeit, weil sie Klarheit über die Nutzungsabsichten schaffen.
Unsere Empfehlung:
Unsere Nummer 1 unter den Top 3 Lösungen für eine optimale Nutzung von Asana im Team: Erstellen Sie eine Konventionsliste, die einen klaren Rahmen zur Nutzung festlegt und die Funktionsweise von Asana für Ihre Organisation definiert.
Umsetzung:
Formulieren Sie klare Nutzungsregeln: Wann und wie kommunizieren wir mit Asana? Wie werden Projekte angelegt? Wie werden Aufgaben angelegt? Welche Struktur haben die Teams? etc. Beziehen Sie allgemeine Best Practices dabei ebenso ein wie die individuellen Anforderungen, die Ihre Organisation und Ihre Projekte an Asana stellen. Integrieren Sie die Konventionsliste in den Onboarding-Prozess und machen Sie sie für alle Teammitglieder jederzeit zugänglich.
Extra-Tipp:
Erstellen Sie ein „sicheres Projekt”. Hier können sich die Teammitglieder ausprobieren, um Funktionen und Interaktionen in Asana kennenzulernen, ohne sich über die Folgen zu sorgen.
Ergebnis:
Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Kenntnisstand sind und das Tool nach den gleichen Regeln nutzen. Das ist die Grundlage, um die Ressourcen von Asana optimal auszunutzen.
2. Nutzen Sie die Inbox richtig
Die Asana-Inbox ist ein geniales Feature – wenn sie korrekt genutzt wird. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, die E-Mail-Kommunikation zu reduzieren oder sogar zu ersetzen. Statt im Posteingang voneinander losgelöste Einzel-Informationen zu sammeln, verknüpft die Inbox stattdessen Kommentare und Aktivitäten mit den Aufgaben eines Projekts. Dank dieser kontextbasierten Funktionsweise sorgt Asana dafür, dass der Überblick in einem komplexen Kommunikationsablauf erhalten bleibt.
Unsere Empfehlung:
Unsere Nummer 2 unter den Top-3 Lösungen, mit denen Sie Asana im Team optimal nutzen: Leeren Sie die Inbox.
Umsetzung:
Nachdem Sie eine Benachrichtigung im Inbox-Tab gelesen bzw. auf sie reagiert haben, können Sie sie archivieren. Haben Sie keine Angst vor diesem Schritt, es geht nichts verloren! Denn in der Inbox wird nur die Benachrichtigung entfernt, Aufgaben, Kommentare etc. bleiben bestehen. Wenn Sie ältere Benachrichtigungen behalten möchten, können Sie diese zurück in den Aktivitäten-Tab verschieben. So läuft Ihre Inbox nicht über und Sie behalten jederzeit den Überblick.
Extra-Tipp:
Checken Sie die Inbox mindestens einmal am Tag und archivieren Sie die Benachrichtigungen.
Ergebnis:
Mit dieser einfachen Vorgehensweise wird die Inbox zum zentralen Punkt für Benachrichtigungen. Sie sind jederzeit auf dem neuesten Stand, reduzieren die E-Mail-Flut und sämtliche Kommentare und Aktivitäten, die in Ihrer Inbox landen, sind automatisch mit den Aufgaben eines Projekts verknüpft.
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3. Erstellen Sie eine My-Task-Liste
Mit der Aufgabenverteilung im Team ist es längst nicht getan. Ohne eine persönliche Priorisierung stapeln sich Aufgaben unsortiert, viele geraten aus dem Fokus und sind überfällig. Doch keine Panik, mit Ihrer eigenen My-Task-Liste behalten Sie den Überblick.
Unsere Empfehlung:
Wir raten ab von einer Unterteilung der Aufgaben nach Fälligkeitsdatum. Denn Deadline ist nicht gleich Priorität. Dagegen empfehlen wir eine Unterteilung in Heute – Demnächst – Später.
Umsetzung:
Wenn Ihnen eine Aufgabe neu zugeteilt wird oder Sie eine neue Aufgabe erstellen, erscheint sie unter „Neue Aufgaben“. Von dort aus haben Sie dann die Möglichkeit, Ihre Aufgaben einem anderen Abschnitt zuzuordnen: Heute, Demnächst oder Später. Heute bedeutet, Sie arbeiten daran am selben Tag, egal wann die Aufgabe fällig ist. „Demnächst“ umfasst die nächsten sieben Tage und „Später“ bezieht sich auf weniger wichtige Aufgaben in acht Tagen und mehr. Achten Sie aber dennoch darauf, dass die Aufgaben ein Fälligkeitsdatum haben. Auf diese Weise verschiebt Asana die Aufgaben automatisch in die nächste Kategorie. Wenn eine Aufgabe mit „Demnächst“ markiert ist, wird die Aufgabe automatisch um Mitternacht vor dem Fälligkeitstag in den „Heute“-Bereich verschoben. Wenn eine Aufgabe mit „Später“ markiert ist, wird sie sieben Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe um Mitternacht automatisch als “Demnächst” markiert.
Extra-Tipp:
Sortieren Sie Ihre My-Task-Liste einmal am Tag und legen Sie fest, wann Sie an einer Aufgabe arbeiten wollen. Ordnen Sie aber nicht mehr als 3-5 Aufgaben dem Abschnitt „Heute“ zu.
Ergebnis:
Diese Sortierung nach Ihren persönlichen Prioritäten dauert jeweils dank der einfachen Handhabung nicht länger als 2-3 Minuten – aber im Ergebnis haben Sie einen besseren Überblick, können effektiver an Ihren Aufgaben arbeiten und verpassen keine Deadlines mehr.
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Wenn Sie mehr über die Features von Asana wissen möchten und testen wollen, ob der Einsatz des Tools auch für Ihr Unternehmen in Frage kommt, melden Sie sich bei uns. Wir beraten Sie gern!Interesse geweckt?
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