Wie finden wir ein geeignetes Projektmanagement-Tool, das zu unserem Unternehmen passt? Lässt sich die Research-Zeit in Vergleichsportalen abkürzen? Worauf müssen wir achten, wenn wir in die nähere Auswahl gehen? Lässt sich ein Trial-Error-Prozess vermeiden, bei dem unnötige Kosten entstehen? Zerbrechen Sie sich nicht den Kopf! In diesem Artikel bereiten wir Sie mit 3 wirksamen Fragen darauf vor, das richtige Projektmanagement-Tool zu finden.
Manchmal sieht man den Wald vor lauter Bäumen nicht. Zum Beispiel, wenn es um die Wahl eines Projektmanagement-Tools für Ihre Organisation geht. Ihre Teams sollen in die Lage versetzt werden, effizient und auf Deadline zu arbeiten. Dazu müsste ihre Arbeit besser koordiniert werden. Aber jetzt beginnt der schwierige Teil. Es gibt jede Menge Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Und Sie müssen sich für ein einziges entscheiden.
Die entscheidenden Kriterien: Mit ADI das richtige Projektmanagement-Tool finden
Bei den ersten Vergleichen werden Sie feststellen, dass sich die Features ziemlich ähneln. Timelines, Boardviews, Projekt- und Aufgabenmanagement gehören zum Standard bei fast allen. Wo also ansetzen mit der Suche, um sich eine aufwendige Recherche zu sparen und die richtige Entscheidung schneller zu treffen? Wir geben Ihnen die Erfahrung aus unseren Learnings mit und helfen Ihnen, mit drei wirksamen Fragen das richtige Projektmanagement-Tool zu finden. Wir nutzen dazu die ADI-Liste:
- Adaptionsrate
- Datenschutz
- Integration
Die daraus folgenden drei Fragen sind alles was Sie brauchen, um eine fundierte Entscheidung über die Wahl des richtigen Projektmanagement-Tools treffen zu können.
1. Adaptionsrate – Ein Projektmanagement-Tool finden, das alle an Bord holt
Wie viele meiner Mitarbeitenden werden das Tool in der Praxis tatsächlich nutzen wollen und vor allem können?
Die Adaptionsrate ist einer der Top-Gründe, sich für ein Projektmanagement-Tool zu entscheiden. Manche Tools sind so komplex, dass maximal einige Profis aus der PMO-Abteilung das Tool verstehen und demzufolge auch nutzen. Eine solche Silo-Bildung steht genau Ihrer Absicht im Wege, eine gemeinsame Arbeitsgrundlage im Projektmanagement zu schaffen. Wenn Ihre Mitarbeitenden mit den Features überfordert sind, kehren sie wieder zurück zu E-Mails & Co. Im Ergebnis haben Sie einen hohen Kostenfaktor und ein Tool, das zur Karteileiche wird. Legen Sie daher von vornherein großen Wert darauf, eine einfache Handhabung für eine maximale Adaptionsrate zu checken.
2. Datensicherheit – Ein Set-up planen, das auch sensible Daten schützt
Wie steht es um den Datenschutz, damit wir später keine bösen Überraschungen erleben?
Dieses Thema ist von essenzieller Bedeutung. Alle User und Kunden müssen sich darauf verlassen können, dass die sensiblen Daten Ihres Unternehmens auf Servern in Deutschland oder der EU gespeichert werden und eine entsprechende Zertifizierung vorliegt. Stellen Sie bei Ihrer Recherche fest, ob das Unternehmen, das hinter dem von Ihnen präferierten Tool steht, die Datensicherheit ernst nimmt und als Key-Faktor betrachtet.
3. Integration – Ein Tool etablieren, das sich problemlos einfügt
Ist die Projektmanagement-Software in unseren Tool-Stack integrierbar, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen?
Jedes Unternehmen arbeitet bereits mit komplexen Software-Lösungen, die sich bewährt haben. Kommt ein neues Tool hinzu, müssen Sie sicherstellen, dass beides kompatibel ist. Bringen Sie in Erfahrung, ob Sie zum Beispiel E-Mails oder Messages aus anderen Team-Programmen mit dem neuen Tool in Aufgaben und Projekte umwandeln können. Und vice versa ist es erforderlich, dass die Kommunikation in dem Projektmanagement-Tool in andere Channels integrierbar ist.
Fazit
Aus unserer Erfahrung heraus ist die Abarbeitung der ADI-Liste der effektivste Weg, um ein Projektmanagement-Tool zu finden, das tatsächlich Ihren Anforderungen entspricht. Die Vorteile des neuen Tools lassen sich nur wirksam nutzen, wenn ausnahmslos alle Mitarbeitenden in der Lage sind, es zu benutzen. Die problemlose Integration in den vorhandenen Tool-Stack ist die Voraussetzung für eine reibungslose Anwendung im laufenden Betrieb. Und zum Schutz Ihrer sensiblen Daten gehen Sie in Fragen Datensicherheit besser keine Kompromisse ein.
Kostenloser Beratungstermin
Wenn Sie mehr über die Features von Asana wissen möchten und testen wollen, ob der Einsatz des Tools auch für Ihr Unternehmen in Frage kommt, melden Sie sich bei uns. Wir beraten Sie gern!
