Kommt Ihnen das bekannt vor? Asana sollte Ihren Teams helfen, produktiver zu werden. Trotzdem werden die Funktionen nicht von allen so genutzt, wie es sein sollte. Aufgaben werden nicht richtig bearbeitet, die Inbox quillt über und es fehlt ein allgemeiner Überblick.  

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Top-3-Gründe warum Ihr Team Asana nicht richtig nutzt und was Sie jetzt dagegen tun können. 

Fakt ist: Sie sind nicht alleine. Das richtige Setup und Onboarding ist essenziell. Daher lernen Sie in diesem Artikel außerdem drei praktikable Lösungsansätze kennen, die Sie sofort in Ihrem Unternehmen anwenden können. 

PROBLEM #3 – Die Funktionsweise der MyTask-Liste ist nicht bekannt: 

Auf Platz 3 unserer Top-Probleme ist das Thema MyTask-Liste oder auch die Eigene Aufgaben-Liste. Was wir hier immer wieder feststellen ist, dass oftmals dutzende oder teilweise sogar hunderte Aufgaben unsortiert untereinander liegen. Viele sind überfällig. Mitarbeitende haben keinen Überblick mehr und Aufgaben gehen verloren. Das liegt daran, dass die Nutzer die Funktionsweise der automatischen Unterteilung nicht kennen. Deshalb werden die Aufgaben oftmals nach Fälligkeitsdaten sortiert.  

Davon raten wir ab, weil wir noch nie eine Firma gesehen haben, bei der dies funktioniert hat. Fälligkeitsdaten führen oftmals nur zu Stress, sie sollten vielmehr als grobe Indikatoren dienen. Denn ein Fälligkeitsdatum ist nicht mit einer Priorität gleichzusetzen, das heißt nur weil eine Aufgabe fällig ist, heißt das nicht automatisch, dass man sie sofort machen muss. Aus diesem Grund empfehlen wir die Sortierung von Asana in Heute, Demnächst und Später 

Aus dem Abschnitt Zuletzt Zugewiesen werden die Aufgaben via Drag&Drop oder mit den Shortcuts Tab+Y/U/L in die Bereiche verschoben. Heute heißt, dass ich daran am selben Tag arbeite – egal wann die Aufgabe fällig ist. Wir empfehlen hier nicht mehr als 3-5 Aufgaben zu haben. Demnächst ist alles, was in den nächsten 7 Tagen fällig ist und Später sind die weniger wichtigen Tasks, die ich in 8+ Tagen in der Zukunft erledige. 

Wir empfehlen den Abschnitt Zuletzt Zugewiesen mindestens einmal am Tag zu sortieren und zu entscheiden, wann man an einer Aufgabe arbeiten möchte. Mit den Shortcuts dauert das Sortieren nicht länger als 2-3 Minuten. Das Aufräumen und gleichzeitige Priorisieren schafft Klarheit. Achten Sie trotzdem darauf, dass die Aufgaben ein Fälligkeitsdatum haben. Auf diese Weise verschiebt Asana die Aufgaben automatisch zwischen den einzelnen Bereichen, das heißt 7 Tage vorher in Demnächst und am Tag der Fälligkeit in den Bereich Heute 

So nutzt Ihr Team die Aufgabenliste, da Klarheit vorhanden ist und nichts herunterfällt. Voraussetzung dafür ist, dass einmal am Tag der Abschnitt Zuletzt zugewiesen sortiert wird. Dies dauert mit den Shortcuts nicht länger als 2-3 Minuten, hat aber einen großen positiven Einfluss auf die Organisation rundum die eigenen Aufgaben.

PROBLEM #2 – Die Inbox wird nicht genutzt: 

Platz 2 unserer Top-Probleme ist die Nichtnutzung der Inbox. Die Inbox ist oft voller Informationen und Benachrichtigungen und wird nicht richtig geleert. Was passiert? Das was als Unterstützung dienen und Abhilfe gegen interne Mails schaffen soll, verursacht stattdessen noch mehr Chaos und überfordert Mitarbeitende. Grund dafür ist, dass die Funktionsweise nicht klar ist. Die Inbox ist ein Tool, welches die interne Kommunikation anhand einer asynchronen Vorgehensweise und einer direkten Verknüpfung zu Aufgaben und Projekten erleichtert. Dazu muss sie allerdings richtig genutzt, aber vor allem geleert werden.  

Die Inbox dient als E-Mail-Ersatz, weil sie das einzige Tool ist, was eine kontextbasierte Vorgehensweise, das heißt eine direkte Verknüpfung zu Aufgaben und Projekten, mit einer asynchronen Kommunikation kombiniert. Ohne die Inbox ist der Posteingang voller interner Mails und der Überblick geht verloren. Die Inbox hingegen verknüpft Kommentare und Aktivitäten mit einer Aufgabe und einem Projekt. Das ist der klare Vorteil, denn im Gegensatz zu anderen externen Tools sind die Informationen hier nicht losgelöst, sondern klar sortiert und wieder auffindbar. 

Wir empfehlen daher die Inbox als E-Mail-Ersatz zu betrachten und die „Angst“ vor der Nutzung zu verlieren. Checken Sie die Inbox mindestens einmal am Tag und leeren Sie die Benachrichtigungen. Archivieren funktioniert über das Box-Symbol oder mit der Taste E. Wichtig ist: In der Inbox wird nur die Benachrichtigung entfernt. Aufgaben, Projekte und Kommentare bleiben bestehen und es geht nichts verloren. 

Auf diese Weise wird die Inbox zum zentralen Punkt für Benachrichtigungen und interne Mails werden um ein Vielfaches wenn nicht sogar komplett reduziert. Die Inbox ermöglicht eine schnelle Abarbeitung und hält alle Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand.

PROBLEM #1Asana Konventionen (Regeln) sind nicht vorhanden: 

Das größte Problem und damit auf dem ersten Platz unserer Top-Probleme, weshalb Ihr Team Asana nicht richtig nutzt, sind fehlende Konventionen bzw. Regeln. Immer wieder stellen wir fest, dass in den Unternehmen klare Vorgaben zur Nutzung von Asana fehlen. Auch wenn Regeln unsexy klingen, sind sie an diesem Punkt extrem wichtig. Regeln erleichtern die Zusammenarbeit und schaffen Klarheit zwischen Mitarbeitenden, da sie gleiche Rahmenbedingungen für alle schaffen. Erst dadurch wird ein reibungsloser Ablauf im Unternehmen gewährleistet und Asana kann optimal genutzt werden. 

Wir empfehlen daher ausdrücklich die Erstellung einer Konventionsliste, welche die Funktionsweise von Asana im Unternehmen herausstellt und einen klaren Rahmen zur Nutzung festlegt z.B. Wann und wie kommunizieren wir in Asana? Wie werden Projekte angelegt? Welche Struktur haben die Teams? usw. Diese Liste sollte für alle Mitarbeitenden zugänglich und in den OnboardingProzess integriert sein. Allgemeine Best-Practices sollten ebenso einbezogen werden wie die individuellen Anforderungen eines Unternehmens an Asana.  

So sind alle Mitarbeitenden auf demselben Stand und nutzen das Tool gleichermaßen. Wichtig ist, dass jeder Einzelne die Konventionsliste und deren Inhalt kennt. Wir empfehlen diese mit in das Onboarding einzubauen. So wird die korrekte Nutzung von Asana ab Tag 1 gesichert und einer Effektivitätssteigerung steht nichts mehr im Wege.  

In diesem Artikel haben Sie die Top-3-Probleme kennengelernt, die dazu führen, dass Teams Asana nicht richtig nutzen. Auf Platz 3 ist das Thema eigene Aufgabenliste bzw. die Sortierung dieser Liste nach Fälligkeitsdaten. Hier empfehlen wir ausdrücklich die von Asana vorgegebene Sortierung in Heute, Demnächst und Später. Auf diese Weise hat jeder Mitarbeitende Klarheit über seine nächsten Aufgaben. Platz 2 ist die Nichtnutzung der Inbox. Wir empfehlen Ihnen, die Inbox als E-Mail-Ersatz zu betrachten und sie mindestens einmal am Tag zu leeren. So bleiben alle Mitarbeiter gleichermaßen über Status-Updates und Projekte informiert. Platz 1 der Top-3-Probleme sind nicht vorhandene Asana-Regeln. Wir empfehlen eine interne Konventionsliste anzulegen, welche die Mitarbeiter ab Tag 1 erhalten. So kennt jeder die Rahmenbedingungen und hat das gleiche Vokabular von Asana. Wenn Sie diese Themen in Ihrem Unternehmen umsetzen, kann die Effektivität erheblich gesteigert werden. 

Noch mehr Input, viele Tipps und hilfreiche Informationen zur Steigerung Ihrer Effektivität erhalten Sie in unserer Asana Academy. Damit haben wir ein Coaching Programm für Ihr ganzes Teams gebaut, in dem Sie unser Asana Wissen aus über 10 Jahren Erfahrung in praxisorientierten Modulen erhalten. Einer unserer Experten begleitet Sie über 2 Monate hinweg jede Woche in einem Check-In Video Call, bespricht alle Fragen und hilft Ihnen, Asana perfekt aufzubauen und im Team zu etablieren. 

Zusammengefasst: Mit der Asana Academy von BridgeFlow können Sie alle Mitarbeiter flexibel und ohne Terminbindung schulen, sodass jeder im eigenen Tempo lernen kann. Sie erhalten erprobte Best-Case-Prozesse aus verschiedenen Branchen und praxisorientierte Übungsaufgaben. Außerdem ist die Academy immer aktuell auf die neueste Asana-Version angepasst. 

Also, worauf warten Sie noch?  Über diesen Link können Sie einen kostenlosen Beratungstermin mit einem Asana Experten vereinbaren.