Wir feiern gerade fünf Jahre E-Mail-loses Arbeiten. Back to the roots mit Stift und Papier? Keineswegs, denn als Gruppe von IT-Unternehmen arbeiten wir rein digital und das so effizient und transparent wie nur möglich. Als das Medium E-Mail unserem Wachstum entgegenstand, haben wir sie konsequent abgeschafft. Aber warum eigentlich?

37 Jahre danach: Kollaboration vs. Produktivität

E-Mails haben keinen guten Ruf. Zu Recht. Eine Studie (1) von 1982 sagte der elektronischen Kommunikation noch einen hoch erwünschten positiven Einfluss auf die persönliche Produktivität und die Effizienz von Führungsverantwortlichen voraus. Im selben Jahr wurde die E-Mail in ihrer heutigen Form als „ARPA Internet Text Messages“ geboren (2).

Mit zunehmender Verbreitung ab den 90ern wurde die Einschätzung differenzierter. Bereits 2000 erkannte eine Meta-Studie (3) die Informationsüberladung als eine der Schattenseiten:

„Both perceptions and the actual effects of information overload have been exacerbated by the rapid advances made in information and communication technology, although it is not clear cut as to whether the Internet has worsened or improved the situation.“

McKinsey (4) wurde 2012 konkreter. Nur noch 39% der Arbeitsleistung fließen demnach in die eigentliche Arbeit. 61% der Arbeitsleistung gehen in Koordination der Arbeit, allein 28% sind dem Lesen und Beantworten von E-Mails zuzurechnen.

Bain Research unterstreicht die massive Entwicklung der Kollaborationsmöglichkeiten durch E-Mail und nachfolgende Tools, erkennt ebenfalls eine gleichzeitig stagnierende Produktivität. Als Ursache für das Gap werden vor allem unklare Planung, Zielsetzung und Verantwortlichkeit genannt.

Wachstum killt Qualität

Als unsere Unternehmen vor einigen Jahren begannen, stärker zu wachsen, stießen wir schnell an die Grenzen von E-Mails. Vordergründig nahm vielleicht die Produktivität ab, in letzter Konsequenz litt aber schlicht die Qualität. Für ein People-Business, das sich durch das höchst mögliche Maß an Qualität definiert, eine schlechte Idee.

Qualität in Wachstumsphasen und generell im Umbruch zu beherrschen, ist immer diffizil. Wir erkannten, dass für uns vor allem mangelnde Transparenz und die von Bain angemahnte Verantwortlichkeit mit dem Medium E-Mail nicht mehr beherrschbar wurden. Die Aufgabenstellung ging mitunter einfach verloren.

Work Management statt E-Mail

Es ist keine Phrase, wir haben E-Mails vor fünf Jahren tatsächlich abgeschafft. Innerhalb und zwischen den Unternehmen der Gruppe werden keine mehr E-Mails ausgetauscht. Kollegen, die nicht im direkten Kontakt mit Kunden oder Lieferanten stehen, wissen mitunter gar nicht, dass sie überhaupt noch eine E-Mail-Adresse besitzen.

Statt auf E-Mails setzen wir auf ein Work Management-Tool aus der Cloud, das als zentraler Collaboration Hub strategisch positioniert ist. Die Abdeckung von Nutzern und Aufgaben liegt bei nahezu 100%. Durch das System schaffen wir ein hohes Maß an Transparenz und gleichzeitig klare Verantwortlichkeiten. Mit der Abbildung unserer agilen Prozesse stellen wir nicht nur ein hohes Maß an Qualität sicher, sondern arbeiten gleichzeitig sehr effizient und ohne Wasserkopf.

tl;dr: Die strategische Positionierung eines Work Management-Tools als E-Mail-Ablösung hat unser rasantes Wachstum in den letzten fünf Jahren getragen und teilweise erst ermöglicht. Neben dem organischen Wachstum konnten wir in kurzer Zeit mehrere Übernahmen meistern und die neuen Kollegen standortübergreifend schnell integrieren. Schreiben Sie noch E-Mails?

Quellen

  1. Corporate Electronic Mail – A Communication-Intensive Application of Information Technology, A. B. Crawford, Jr., MIS Quarterly, Vol. 6, No. 3 (Sep., 1982)
  2. ARPA Internet Text Messages, RFC 822, https://tools.ietf.org/html/rfc822
  3. The problem of information overload in business organisations: a review of the literature, Angela Edmunds, Anne Morris, https://doi.org/10.1016/S0268-4012(99)00051-1
  4. The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, McKinsey Global Institute, https://www.mckinsey.com/industries/high-tech/our-insights/the-social-economy