Welches Tool brauchen Sie? Microsoft Teams oder Asana – oder sogar beide? Digitales Team-Work ist auch im dritten Jahr der Pandemie eines der drängendsten Themen für eine gute und effiziente Unternehmenskultur. Denn Home Office und Remote Working sind längst keine Konzepte mehr, die nur für Freelancer gelten – auch Mittelständler und große Konzerne öffnen sich für dezentrale Arbeitsortmodelle und stehen vor der Herausforderung, Projekte und Aufgaben trotzdem erfolgreich zu stemmen.
Damit Sie Ihre täglichen Aufgaben in diesem Umfeld planen und terminieren können, ist zum einen ein effizientes Projekt- und Workflow-Management unerlässlich. Zum anderen müssen Sie sicherstellen, dass alle Informationen in Ihrem Team ankommen, Abstimmungen reibungslos laufen und die Zusammenarbeit auf gemeinsam gesteckte Business-Ziele einzahlt. Inwiefern Sie zu diesem Zweck von den Funktionen der beiden Top Scorer Microsoft Teams und Asana profitieren, beleuchten wir in diesem Artikel.
Microsoft Teams: Leistungsstarkes Kommunikationstool
Die Aufgabenplanung in Trello basiert auf der Kanban-Methode. Das bedeutet: Einzelne Aufgaben werden mithilfe digitaler Sticky Notes sortiert, priorisiert und verwaltet. Aus all diesen Notizen entsteht ein Aufgaben-Board – ein schwarzes Brett, wenn man so will – das Projektmanagern und Team-Mitgliedern einen guten Überblick darüber gibt, wer für die Erledigung einer Aufgabe zuständig ist, wer an welchem Task arbeitet und welche Aufgaben abgeschlossen sind.
Vorteile von Microsoft Teams
Keine zusätzlichen Kosten für Microsoft 365-Nutzer
Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine Microsoft 365-Lizenz verfügt, ist der Einsatz von Teams eine geradezu logische Konsequenz. Sie müssen für die Teams-Funktion kein zusätzliches Budget einplanen und Ihre Mitarbeiter kennen sich im Microsoft-Kosmos schon aus.
Alles in einer App
Mit Teams erhalten Sie eine Menge notwendiger kollaborativer Features für die Arbeit aus dem Home Office in einer einzigen Oberfläche, z. B. 1:1-Chats und Online-Meetings, Dateiablagen und ToDo-Listen. Die Chat-Funktion von Microsoft Teams beispielsweise ermöglicht es den Mitarbeiter, Unterhaltungen in Threads zu führen wie bei Slack. Und durch die nahtlose Integration mit Sharepoint sind wichtige Dokumente für alle freigegebenen Nutzer von überall zugänglich.
Real-time Kollaboration
Die Teams Channel ermöglichen es Ihnen außerdem, Projektgruppen zu bilden und dort alle wesentlichen Dokumente und Aufgaben ad hoc abzustimmen. So stellen Sie sicher, dass kein Teammitglied einen wichtigen Chat oder ein aktualisiertes Dokument verpasst und alle Teilnehmer Diskussionen gemeinsam vorantreiben können.
Alle Word-, Excel- oder PowerPoint-Präsentation können direkt aus den Channels aufgerufen und gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden. Wenn Sie zudem ein neues Teammitglied zu einem Team hinzufügen möchten, hat dieses neue Mitglied Zugriff auf alle vorherigen Unterhaltungen und freigegebenen Dateien.
Video-Konferenzen mit bis zu 500 Teilnehmern
Einer der größten Vorteile, warum Unternehmen auf Microsoft Teams zurückgreifen, ist das leistungsstarke Videokonferenz-Tool. Unternehmen können interne oder externe Online-Meetings mit bis zu 500 Teilnehmern und Online-Events mit bis zu 10.000 Teilnehmern ausrichten – besonders für größere Unternehmen ein überzeugendes Argument.
Nachteile von Microsoft Teams
Kommunikation statt Kollaboration
Ein Blick auf die oben genannten Benefits und Features macht deutlich, dass Microsoft Teams ein “Communication Hub” ist, also einen klaren Schwerpunkt auf die Kommunikation im Team legt. Die Hauptfunktionen ersetzen die Face-to-Face-Zusammenarbeit und verlagern das physische Team-Work ins virtuelle Office. Gute, intuitive Kollaborations- und Organisationsmechanismen fehlen dem Tool allerdings. Um Ziele und Visionen auf die Straße zu bringen und Projekte effizient zu steuern, können Features wie die Sharepoint-Integration oder die sehr einfachen ToDo-Listen mit den Funktionen umfassender Projektmanagement-Tools wie Asana nicht mithalten. Insbesondere komplexe Projekte, die auf die Zuordnung verschiedener Zuständigkeiten, die Darstellbarkeit von Abhängigkeiten, die Verknüpfung von Zielvereinbarungen und dynamische Abstimmungs-Workflows angewiesen sind, können mit Microsoft Teams nicht zufriedenstellend gesteuert werden. Fragen, die Teams nicht beantworten kann:- Wer macht was und bis wann?
- Wie ist der Status meiner Projekte?
- Können wir die Deadlines einhalten?
- Stimmen Aufgaben und Workload mit den Zielen meines Projektes überein?
- Was sind unsere Prioritäten?
Mangelnde Integrationsfähigkeit
Hinzu kommt, dass Trello zur Atlassian-Familie gehört und sich damit neben die Schwergewichte Jira und Confluence einreihen muss. Wer größere Software-Projekte plant und ein vollumfängliches Projektmanagement Set-up implementieren möchte, muss im Zweifel zusätzlich investieren und alle drei Produkte miteinander kombinieren. Und damit leben, in drei unterschiedlichen Oberflächen zu arbeiten – integrieren lassen sich die Tools nämlich nicht.Unübersichtliche Dateiablage
Wir hören oft, dass Microsoft Teams ein wenig verwirrend sein kann – insbesondere für Menschen, die Wert auf eine klare Ordnerstruktur legen. Statt logischer Ablagehierarchien setzt das Tool auf die Nutzung der Suchfunktion: Dateien und Ordner sollen im großen Teams-Universum aufgespürt werden, in der Praxis führen die Suchergebnisse aber oft in die Irre – oder das gesuchte Dokument wird aufgrund einer anderen Schreibweise nicht sofort gefunden. In Teams wird alles, was in Unterhaltungen hochgeladen wird, im Stammordner des Kanals abgelegt. Wenn also jemand versucht, die Dateien zu organisieren und sie in richtig benannte Ordner zu verschieben, werden die Dateiverknüpfungen in den Unterhaltungen unterbrochen.Asana: All-in-one Kollaboration für große Teams
Asana bietet Ihnen all das, was bei Microsoft Teams für eine effektive Projektkollaboration fehlt: Klarheit über den Projektstatus, Transparenz der Arbeitsprozesse und Deadlines und die Ausrichtung an Zielen und Visionen.
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Vorteile von Asana
Umfassendes Projektmanagement
Mit Asana sind Sie in der Lage, alle Fragen zu beantworten, die auf Sie oder Ihr Team im täglichen Projektgeschäft zukommen:
- Wer macht was bis wann?
- Wie weit ist mein Projekt fortgeschritten, was ist noch zu tun?
- Wo liegen die Prioritäten?
- Welche Abhängigkeiten und Milestones muss ich im Blick behalten?
- Wie effizient ist mein Projekt aktuell?
Hinzu kommt, dass Asana alle wesentlichen Funktionen für eine effektive Kollaboration an einem Ort vereint: Sie können mit Ihrem Team kommunizieren (s. Punkt “Projektbezogene Kommunikation”), Sie haben Zugriff auf eine umfassende und intuitive Dokumentenablage und Sie erhalten einen transparenten Überblick zum geplanten Workflow, zu ausstehenden Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines.
Intuitive Bedienbarkeit
Asana ist ein extrem intuitives Tool. Dank seiner einfachen Nutzeroberfläche erleichtert es Ihnen zum einen den Überblick über komplexe Projekte, zum anderen erschließen sich Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten schnell von selbst. Asana lässt sich außerdem in eine Reihe von Anwendungen integrieren, darunter Salesforce, Tableau, Power BI, Dropbox, Gmail, GitHub, Evernote und auch Microsoft Teams. So können Unternehmen transparent und kollaborativ arbeiten und sich gleichzeitig auf ihre Geschäftsziele konzentrieren.Projektbezogene Kommunikation
Mit Asana kommunizieren Sie immer im Kontext Ihrer Projekte und Aufgaben, nicht losgelöst über einen separaten Chat oder via E-Mail. Ein Beispiel: Wenn Sie eine Datei anfordern, die Sie für die Lösung Ihrer Aufgabe benötigen, können Sie ein anderes Team-Mitglied via Kommentarfunktion darum bitten und die Datei jederzeit direkt im Task wiederfinden. Der Zugriff auf Ihr Dokument ist dank einer übergreifenden Dateiablage auch nach Fertigstellung der Aufgabe jederzeit möglich.
Strategische Zusammenarbeit
Asana hilft Ihnen auch dabei, Ihre Geschäftsziele effizient zu erreichen: Indem Sie Ihre strategischen Unternehmensziele in einen operativen Plan übersetzen und übergreifende Business-Kennzahlen mit geeigneten Maßnahmen verknüpfen. Das Tool ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt dieser Maßnahmen zu verfolgen und somit Ihre Ziele im Blick zu behalten. Indem Sie Ihren Zeitplan, die Verantwortlichkeiten und die Prioritäten für das gesamte Team transparent machen und somit an einer gemeinsamen Vision arbeiten, steigern Sie außerdem die Motivation Ihrer Projektmitglieder.
Welche Nachteile hat Asana?
Im Gegensatz zu Microsoft Teams ist Asana nicht dafür konzipiert, die One-on-One-Kommunikation im Büro zu ersetzen. Wenn Sie ein Tool suchen, mit dem Sie Online-Termine durchführen und Gespräche führen können, ist Teams womöglich die bessere Wahl – oder eben eine geeignete Ergänzung zu Ihren Projektmanagement-Zielen.
Da Asana dank seiner umfangreichen Features zu Beginn etwas überwältigend wirken kann, empfiehlt es sich außerdem, Ihren Mitarbeiter eine Schulung anzubieten und den Mehrwert des Tools sowie seine Notwendigkeit für Ihr Vorhaben transparent zu begleiten.
Fazit: Teams & Asana lassen sich miteinander kombinieren
Wir empfehlen Ihnen Asana als Tool-Lösung, wenn Sie größere Projekte managen und kontextbezogen zur jeweiligen Aufgabe mit Ihrem Team kommunizieren müssen. Wenn Sie bereits mit Microsoft-Produkten arbeiten oder Sie die Kommunikationsmöglichkeiten des Tools überzeugen, eignet sich Asana allerdings auch als Ergänzung. Durch das Coworking beider Tools können Sie beispielsweise Milestones und Aufgaben schon während einer Besprechung operativ planen und Prozesse für Teams durch Asana-Regeln automatisieren. Außerdem lässt sich mit einem Klick aus einer Nachricht in Microsoft Teams ein Arbeitsauftrag direkt in Asana erstellen und Ihr Projekt-Update in Asana wird automatisch in Microsoft gespiegelt. Eine Win-Win-Situation für jeden Anwendungsfall.| Was kann Teams richtig gut? | Wofür eignet sich Asana? |
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Weiterführende Links
Video-Tutorial: Teams vs. Asana Übersicht: Datenschutz bei AsanaInteresse geweckt?
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