Der Bedarf an Tools zur ortsunabhängigen Arbeit ist in den letzten Monaten stark gestiegen. Viele Unternehmen haben, oft früher als geplant, das Chat- und Video-Conferencing Tool Microsoft Teams ausgerollt, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinander schnell und unkompliziert kommunizieren können. Auch Asana, das weltweit führende Work Management Tool, hat eine erhöhte Nachfrage gespürt.  

Der Unterschied zwischen Microsoft Teams und Asana  

Viele Firmen stehen vor der Herausforderung klare Grenzen zwischen Tools zu ziehen, die auf den ersten Blick sehr ähnliche Ziele haben, nämlich die Kollaboration von Teams zu verbessern.

Teams ist nach eigener Darstellung auf der Microsoft-Website: 

„Der zentrale Ort für Teamarbeit in Microsoft 365. Laden Sie andere Personen ganz einfach zur Zusammenarbeit ein – auch von unterwegs mit Chat, Besprechungen und Telefonanrufen in einer Lösung.“ 

Nutzer können direkt aus einem Channel heraus in Dokumenten kollaborieren, Dateien austauschen, Video-Calls durchführen und vieles mehr. Unternehmen können Teams als Plattform nutzen und über den integrierten App Store an die eigenen Geschäftsprozesse und Anforderungen anpassen. 

Asana positioniert sich auf seiner Website dagegen so: 

„Koordinieren Sie Ihr Team – egal wo Sie sind. Mit Asana können ortsunabhängige Teams Projekte organisieren, auf neue Prioritäten reagieren und ihre Arbeit erledigen.“ 

Der zentrale Nutzen von Asana ist Fokussierung. Viele unserer heutigen Werkzeuge vergrößern die Informationsflut. Auf uns trommeln täglich immer mehr Benachrichtigungen aus unterschiedlichsten Quellen herein. Ohne geeignete Tools und Regeln fällt es vielen schwer, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren und deshalb sind wir oft “beschäftigt” anstatt produktiv.  

Auch Microsoft Teams ist eine zusätzliche Ablenkungsquelle. Deshalb sind klare Regeln für die Nutzung essentiell.  

Asana hilft, die zahllosen Aufgaben und Handlungsstränge zu konsolidieren. Team-Kollaboration findet hier asynchron und im Kontext der jeweiligen Zielsetzung statt. Die Stärke von Asana istdass Firmen ihre eigenen Prozesse aufbauen und anpassen können. Auf individueller Ebene kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter seine eigenen Aufgaben organisieren, priorisieren und mit dem großen Ganzen, also Projekten und Zielen, verknüpfen.  

Die Vorteile 

Kurzgesagt: Asana ist perfekt für die gemeinsame Arbeit an Aufgaben, Projekten, Zielen und eignet sich hervorragend, um Prozesse wie Meetings oder Checklisten zu managen. Teams unterstützt hingegen die schnelle Kommunikation, die außerhalb von Projekten und Aufgaben stattfindet.  

Es ist daher wichtig, klare Regeln zu setzen, damit die Tools auch für den Zweck genutzt werden, für den sie gebaut wurden. Schwierig wird es nämlich dann, wenn man versucht, Projekte und Aufgaben über Teams zu managen. 

Um eine genauere Vorstellung dieser Regeln zu erhalten, haben wir hier mal einen Auszug aus unserer Konventionen-Liste eingefügt 

  • Kunde X hat kurzfristig den Termin abgesagt, Kollege muss darüber schnell informiert werden 
  • Kunde Y benötigt Infomaterial, was in Asana nicht zu finden ist. Nutze Teams, um die Kollegin danach zu fragen  
  • Es ist Lunchzeit und du willst dich mit deinem Kollegen verabreden
  • Du hast eine Frage zur Urlaubsregelung. In Teams kannst du dazu die HR-Abteilung ansprechen

Microsoft Teams und Asana sind in der Kombination ein mächtiges Werkzeug 

Die klare Trennung von synchroner und asynchroner sowie kontextbasierter Kommunikation führt dazu, dass Informationen genau dort zu finden sind, wo sie hingehören, nämlich in den jeweiligen Projekten und Aufgaben, also in Asana. Fragen oder Abstimmungen, die schnell passieren müssen und keinen Bezug zu Projekten und Aufgaben habensind in Asana zu “schwerfällig” und werden daher in Teams abgebildet.  

Manchmal ist diese Trennung aber nicht möglich oder es bilden sich in einem Chatverlauf spontan viele Aufgaben. Im Chat würden diese irgendwann verloren gehendoch die Integration mit Asana macht die Handhabung so einfach 

Asana hat Anfang Juli ein Update zur Integration mit Microsoft Teams vorgestellt und wie bei vielen anderen war die Freude auch bei uns groß.  

Asana verspricht mit der Integration in Teams eine Erhöhung der Konzentrationsfähigkeit der Beteiligten und die Unterstützung der Arbeitskontinuität, egal wo man sich befindet. Ab sofort ist es nun möglich, direkt über Teams Aufgaben zu verwalten.   

Durch die neue Asana Integration werden viele wichtigen Asana-Funktionen direkt in Teams angezeigt. Man kann nun: 

  • Konversationen des Teams in Aufgaben in Asana verwandeln
  • Asana-Aufgaben, Projekte, Portfolios und Status-Updates innerhalb von Teams anzeigen lassen
  • Aufgaben, Portfolios und Projekte direkt in Teams einfügen, um alle auf dem Laufenden zu halten
  • Asana Aufgaben und Projekte innerhalb von Teams suchen
  • Neue Projektupdates in Teams anzeigen lassen, sodass man Teams nicht verlassen muss

In der Praxis 

Die angekündigten Features erleichtern die Arbeit in zwei Tools. Während wir bei BridgeFlow Microsoft Teams vor allem für die schnelle Kommunikation nutzen, kann man nun auch schnell mal eine Aufgabe erstellen, die sich zum Beispiel in einer Konversation ergeben hat. Ein Toolwechsel ist nicht mehr nötig, sondern nur ein Rechtsklick et voilà, die Aufgabe steht.  

Die Aufgabe kann dann direkt einem Teamkollegen zugewiesen, eiFälligkeitsdatum festgelegt und zu einem Projekt hinzugefügt werden.

Create a Task with Teams for Asana

Weiter kann auch eine Nachricht direkt in eine Aufgabe hinzugefügt werden. Somit geht nichts verloren und alles befindet sich in einer Aufgabe. Die Nachricht wird dann in Form eines Kommentars in eine Aufgabe eingefügt. 

Asana Task in Asana

Ein wichtiges und häufig benutztes Feature ist das Teilen von Projekten in Teams. Das geht ganz einfach, indem man entweder den Link mit dem Asana-URL kopiert und in die Konversation einfügt oder aber nach dem Projekt sucht.  

Share Asana Project in Teams

Indem man auf das Asana-Logo im Nachrichtenmenü klickt, kann man nach Aufgaben, Projekten und Portfolios suchen und diese dann direkt verschicken.  

Projects and Tasks in Teams

Eine weitere tolle Funktion ist die Benachrichtigung aller Teammitgliederinnen und Teammitglieder über wichtige Zusammenhänge und Fortschritte in Asana direkt.

Project and Tasks from Asana in Teams

Und schließlich kann man in jeden Channel ganze Projekte anzeigen lassen:

Asana Project in Channel in Teams

Fazit:  

Die neue Integration von Asana in Microsoft Teams ermöglicht eine Kombination aus dem besten von zwei Welten: schnelle, ad-hoc Kommunikation gepaart mit der Möglichkeit, Projekte, Statusupdates und Aufgaben zu teilen und zu erstellen – alles innerhalb von Microsoft Teams. Verbunden mit klaren Regeln, wann man welches Tool nutzt, führt dies zu deutlich mehr Klarheit, besseren Absprachen und mehr Transparenz. Im Resultat verbringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.  

Als Asana Solutions Partner unterstützen wir sie gerne beim Aufbau von Asana und Teams. Kontaktieren Sie uns gerne für ein kostenloses Erstgespräch.