Problemlösung liegt in der DNA von Asana. Mit dem Tool können Organisationen ihre Prozesse im Projektmanagement effizienter und transparenter gestalten. Hier geben vier Digital Champions Praxis-Tipps, wie Sie Prozesse mit Asana transformieren können.
Hari Arti Khalsa, Senior Consultant bei der Bridgeflow GmbH>
Andreas Heinz, Head of Transformation Management Office bei der Berner Group
Christian Röhrich, Team Lead Pitch and Project Management bei We are Era
Bernd Kopin, CEO und Gründer der Bridgeflow GmbH
Tipp 1: Workmanagement im Projektmanagement
„Workmanagement fängt für mich da an, wo ich Informationen aus dem Projektmanagement auf mich bezogen abrufen kann“ sagt Hari Arti Khalsa. „Was ist meine Aufgabe heute? Was wird von mir erwartet aus vielen verschiedenen Kontexten?“ Mit Asana landen die in den Projekten verteilten Aufgaben direkt in der persönlichen Aufgabenliste dessen, dem sie zugeteilt wurde. „Damit manage ich meine To-Dos, bin aber beim Abarbeiten voll integriert in das Projektmanagement.“
Tipp 2: Mit Integrationen alle Channel bedienen
Entscheidet sich ein Unternehmen für die Einführung eines neuen Tools, stellt sich eine wichtige Frage: Ist die Projektmanagement-Software in unseren Tool-Stack integrierbar, um eine nahtlose Zusammenarbeit zu ermöglichen? (Link zu: Das richtige Projektmanagement-Tool finden: Mit 3 wirksamen Fragen zum Ergebnis) „Natürlich kann man nicht von einer Organisation erwarten, dass sie alles andere abschaltet und komplett umswitcht“, erklärt Hari Arti Khalsa. Deshalb hat Asana so viele Integrationen, so dass jedes Update einer Aufgabe in den Slack-Channel gespiegelt werden kann. „Im Teams-Chat beispielsweise lässt sich so auch noch einmal sehen: Achtung, Update! Trotzdem habe ich in Asana die Möglichkeit, Aufgaben an einem Ort zu behalten, ohne immer wieder zwischen den Tools hin- und herspringen zu müssen.“
Tipp 3: Realtime Transparenz für den maximalen Überblick
„Wir nutzen in Asana ganz stark die Projektportfolios“, erklärt Andreas Heinz. „Weil ich die Sicht brauche auf die Projekte über die Teams hinweg. Was nicht transparent ist, kann ich nicht managen. Mit den Portfolios bekomme ich die Grundlagen und verstehe jedes Projekt und die Arbeitsweise einmal und habe dieses Wissen dann immer im Zugriff. Einen maximalen Nutzen bringt dabei die Transparenz in Realtime. Die Projekte updaten sich automatisch, während die User daran arbeiten.“
Tipp 4: Ein Tool für Entscheider
„Einmal im Monat machen wir ein Board Meeting, speziell über Projekte. In ein bis zwei Stunden habe ich alle Informationen über den jeweiligen Fortschritt aus dem System parat“, sagt Andreas Heinz. Das spart Update-Meetings und jede Menge Zeit. So lassen sich mit Asana eingefahrene Prozesse transformieren. „Wir wollen weg von dieser Power-Point-Herumschickerei. Asana ist nicht nur ein operatives Tool. Es sind alle Informationen in Realtime drin und ich kann direkt Entscheidungen darauf treffen.“
Tipp 5: Meetings radikal abkürzen
Das Tool lässt sich optimal nutzen, um sich auf Meetings vorzubereiten. Alle Beteiligten haben zuvor Zugriff auf die Agenda und alle notwendigen Infos. Jeder kann sich selbst im Vorfeld briefen, weil alles zentral abgelegt ist. „Aber nicht nur dadurch lässt sich das Meeting locker um 30 Minuten reduzieren,“ verrät Hari Arti Khalsa. „Alle Notizen lassen sich in Asana auf Aufgabenebene festhalten und fließen gleich wieder in den Arbeitsalltag zurück. Es wird vor Ort schon festgehalten, wer was übernimmt.“
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Tipp 6: Urlaubsvertretung – eingefahrene Prozesse transformieren
„Wir nutzen Asana für den operativen Einsatz – Reisebuchungen, Office Management und zum Beispiel auch bei Urlaubsübergaben“, erzählt Christian Röhricht. „Wer in den Urlaub geht, übergibt eine Checkliste. Unter Sub-Tasks in der Aufgabensektion ist zusammengefasst, wie der Aufgabenstatus ist, was erledigt werden muss und wer das übernimmt. Bei der Rückkehr übergibt die Vertretung in der gleichen Form den Stand der Dinge.“
Tipp 7: Regeln erleichtern die Arbeit
Ein wichtiger Tipp für die erfolgreiche Zusammenarbeit im Team ist, Regeln für die Nutzung von Asana aufzustellen. „Man muss sich als Organisation auf gewisse Konventionen, sozusagen auf Spielregeln einigen“, betont Hari Arti Khalsa. „Manchmal sind es nur Kleinigkeiten. Der Daumen-hoch-Knopf zum Beispiel heißt bei uns nicht geliked, sondern hab ich gelesen. Damit kann ich dem Absender über einen kurzen Klick signalisieren: Ich habe wahrgenommen, was du mir mitteilen wolltest. So einfach kann es sein, es braucht allerdings die Absprache, dass wir diesen einen Knopf so nutzen wollen.“
Tipp 8: Arbeit mit externen Usern
„Wir arbeiten mit vielen Kunden direkt über Asana. Manchmal nutzen wir eine interne und eine externe Kommunikation für die Projekte, damit nicht alle unsere Anmerkungen mitgelesen werden. Aber viele Kunden laden wir auch direkt zu den Projekten ein“, sagt Christian Röhricht. Die Möglichkeit besteht bei Asana, Externe als Gäste einzuladen und damit auch die Prozesse der Kundenkontakte zu transformieren. „Wenn wir mit Externen über Asana kommunizieren, ist es viel lockerer und wir kommen mit Kunden schneller zu einer Lösung. Es gibt unkonventionelles Feedback und die Antwortrate ist höher und schneller als per E-Mail.“
Tipp 9: Raus aus der CC-Falle – Kommunikationsprozesse transformieren
Um nicht in die CC-Falle zu geraten, dass irrelevanten Antworten das eigene E-Mail-Postfach zumüllen, gibt es bei Asana mit der Inbox eine Alternative. Christian Röhrich: „Es besteht bei jeder Aufgabe die Möglichkeit, sich selbst oder andere als Beteiligte hinzuzufügen oder rauszunehmen. Damit ist CC plötzlich ein offenes demokratisches Prinzip. Du hast es wieder selbst in der Hand, was bei dir blinkt.“
„Wir konnten mit Asana die E-Mail-Flut eindämmen“, berichtet Andreas Heinz. „Eine wichtige Rolle dabei spielt die kontextbasierte Kommunikation. Statt unendlich viele Mails zu verschicken und zu lesen, nutze ich die Kommentarfunktion. Ob Approval oder Korrektur – ich kommuniziere transparent am Task oder am Projekt. Das ist für alle einsehbar.“
Tipp 10: Energiemanagement im Auge behalten
Effizient zu arbeiten heißt auch, die eigene Energie zu sparen für wichtige Aufgaben. „Egal welche Produktivitätsmethodik Sie nutzen, Sie können sie in Asana umsetzen“, weiß Bernd Kopin. „Ob Top-Prios den Vorrang haben, ob Sie morgens die schlimmsten „Frogs“ zuerst schlucken oder ob Sie lange To-Do-Listen abarbeiten möchten. Jeder tickt anders, jeder organisiert sich anders, aber am Ende nutzen alle das gleich Tool.“Interesse geweckt?
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