Case Study Helm AG:
Effizientere Zusammenarbeit der Cross-Teams
Der Geschäftsbereich Pharma, als Teil des Konzerns mit weltweit über 100 Niederlassungen und einem breiten Vertriebsportfolio, muss sich auf eine effiziente Zusammenarbeit der Teams verlassen können. BridgeFlow half dabei, die Synergien für die länder- und funktionsübergreifenden Teams zu schärfen. Der Beratungsansatz bei der Einführung von Asana und die Abbildung der eigenen Prozesse sorgte für eine schnelle Adaption des Tools bei den Teammitgliedern. Mit Erfolg: Nach nur einem Monat wurden die angestrebten Ziele bereits zum großen Teil erreicht.
Quick Check
Fakten:
- Zusammenarbeit musste effizienter werden
- Einführung mit Coaching-Ansatz
- Abbildung der eigenen Prozesse in Asana
- Aktive Beteiligung beim Rollout
Ziele:
- Medienbrüche beseitigen
- Informationen auf einer einheitlichen Plattform
- Klarheit und Transparenz für Verantwortlichkeiten
- Effizienz der funktions- und standortübergreifenden Teams verbessern
Zeitraum:
- 2 Monate Analysephase, ca. 7 Monate Beratungsprozess
Resultate:
- Prozessabläufe wurden optimiert
- Erhöhte Klarheit bei den Verantwortlichkeiten
- Priorisierung von Aufgaben wurde vereinfacht
- Zusammenführung von Informationen verschiedener Quellen
Die Herausforderung
Ineffiziente Zusammenarbeit bei länder- und funktionsübergreifenden Team
Die Hauptprobleme, die zum Einsatz von Asana führten, waren vielfältig und betrafen vor allem die ineffiziente funktions- und länderübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen. Die Nutzung unflexibler Gantt-Charts und starrer Wasserfallplanung als Projektberichtssystem erwies sich als hinderlich, da es die Anpassung an sich ändernde Anforderungen und Prioritäten erschwerte.
Zudem mussten Daten regelmäßig manuell aus verschiedenen verstreuten Quellen wie MS Projects, Exceltabellen, Worddokumenten, PowerPoint-Präsentationen und Besprechungsprotokollen zusammengetragen werden, was zu ständig veralteten Informationen im System führte.
Dies wiederum hatte zur Folge, dass die Teammitglieder einen Großteil ihrer Zeit mit Erklärungen und der Organisation der Arbeit verbrachten, Effizienzverluste, nicht zuletzt durch Doppelarbeit, sowie verzögerte Problemerkennung waren weitere Schmerzpunkte. Die fehlende Übersicht und unklare Aufgabenverteilung trugen ebenfalls zu diesen Problemen bei, die im gesamten Entwicklungsbereich sowie an dessen Schnittstellen spürbar wurden.
Das Ziel für den Einsatz von Asana bestand darin, Medienbrüche zu beseitigen und projektbezogene Daten und Informationen auf einer einheitlichen Plattform zusammenzuführen. Das sollte Klarheit und Transparenz in Bezug auf Verantwortlichkeiten schaffen und die funktions- und standortübergreifende Zusammenarbeit erleichtern, um die Effizienz zu steigern. Gleichzeitig ging es darum, dem Management Transparenz in Bezug auf den Projektstatus zu bieten.
Die Lösung
Prozess der Einführung mit Coaching-Ansatz
Die Einführung von Asana verlief reibungslos, da der gesamte operative Ablauf sorgfältig geplant wurde, um einen umfassenden Überblick darüber zu geben, worauf besonders geachtet werden musste. Die Kernpunkte waren
- strukturiertes Vorgehen
- Flexibilität
- Anpassungsfähigkeit
- aktive Beteiligung
Das strukturierte Vorgehen schuf eine solide Grundlage für den gesamten Prozess. Gleichzeitig zeichnete sich die Einführung durch ausreichende Flexibilität aus, um die geplanten Sitzungen und Schwerpunktthemen an die sich entwickelnden Erkenntnisse und den tatsächlichen Lernbedarf anzupassen. Diese Anpassungsfähigkeit erwies sich als äußerst wertvoll, da sie sicherstellte, dass die Einführung von Asana stets den aktuellen Anforderungen entsprach.
Das gesamte Verfahren ähnelte mehr einem Beratungsansatz, bei dem keine vorgefertigten Lösungen präsentiert, sondern gemeinsam erarbeitet wurden. Dies förderte die aktive Beteiligung und den Wissensaustausch innerhalb des Teams und trug dazu bei, dass die Umstellung auf Asana erfolgreich und nachhaltig war.
Die Erwartungen deckten sich mit dem Prozess, den BridgeFlow gemeinsam mit den Stakeholdern entwickelte:
- Schnelle Implementierung von Asana,
- Bereitstellung und Erklärung von best practices,
- Unterstützung bei der Abbildung der eigenen Prozesse in Asana,
- Schulungen für die Key User.
Verbesserungen schon beim Rollout spürbar
Die Analysephase für die Implementierung dauerte 2 Monate, der gesamte Beratungsprozess, aufgrund der gestaffelten Einführung in verschiedenen Bereichen, etwa 7 Monate. Dabei brachte der Einsatz von Asana für die Beteiligten keine großen Überraschungen, sondern eher die Bestätigung, dass die richtige Entscheidung getroffen wurde. Die spürbaren Verbesserungen waren äußerst zufriedenstellend:
- Die Prozessabläufe wurden deutlich optimiert, was zu einer erhöhten Effizienz führte.
Besonders hervorzuheben ist die gesteigerte Klarheit der Verantwortlichkeiten und die erhöhte Transparenz unter den Projektmitgliedern, die zu einer besseren Zusammenarbeit beitrugen. - Die Priorisierung von Aufgaben wurde erheblich vereinfacht, was es dem Team ermöglichte, sich besser auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
- Zudem führte die Zusammenführung verschiedener Quellen von Aufgaben in Asana zu mehr Zeit, die den eigentlichen Themen und Projekten gewidmet werden konnte, da die Verwaltung und Organisation wesentlich effizienter wurde.
Hervorragende Zusammenarbeit
„Unser direkter Ansprechpartner für die Implementierung war auch außerhalb der Sitzungen erreichbar, um Zwischenfragen zu beantworten. Die Atmosphäre war immer entspannt, positiv und auf Lösungsfindung ausgerichtet.“
Dr. Thomas Roos, Leitung Life-Cycle Management, Marketing & Launch
Das Ergebnis
Klare Verantwortlichkeiten und transparentere Arbeitsweise
Nachhaltigkeit ist erreicht, wenn Teams den maximalen Nutzen ziehen
Empfehlung
„Wir würden BridgeFlow auf jeden Fall weiterempfehlen, denn die Zusammenarbeit war immer offen und nach vorne gerichtet. Außerdem war es möglich Aktivitäten, Sitzungen und Inhalte flexibel anzupassen und auch zu verschieben.“
Dr. Thomas Roos, Leitung Life-Cycle Management, Marketing & Launch
Die HELM AG ist ein traditionsreiches Hamburger Familienunternehmen mit über 120-jähriger Geschichte. Als eine multifunktionale Vertriebsorganisation ist sie in den Bereichen Chemikalien (Feedstocks und Derivatives), Pflanzenschutzmittel, pharmazeutische Wirkstoffe und Arzneimitteln sowie Düngemittel tätig. HELM gehört heute zu den weltweit größten Chemie-Marketingunternehmen und sichert mit mehr als 100 Niederlassungen, Verkaufsbüros und Beteiligungen in über 30 Ländern durch spezifische regionale Kenntnis den Zugang zu den wichtigsten Märkten.
www.helmag.com/de/
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Transparenz bei Verantwortlichkeiten und Überblick über Deadlines ist eine Grundvoraussetzung für die Koordination aller Stores. Wir leisteten bei der Einführung von Asana Unterstützung und passten das Tool flexibel an die speziellen Needs an.
